Project Management

Il compito di un Project Manager è di gestire un progetto e portarlo a conclusione rispettando scadenze e budget. Il Project Manager pianifica un progetto, lo coordina e ne monitora l’andamento in modo da raggiungere gli obiettivi prefissati, fungendo da punto di contatto tra l’organizzazione che finanzia il progetto e tutte le parti coinvolte nella sua realizzazione.

I Project Managers lavorano in contesti estremamente vari. Al di là delle specifiche mansioni che caratterizzano i diversi ambiti, si possono individuare delle caratteristiche comuni valide per il coordinamento e la gestione di progetti in ogni settore.

Vediamo quindi in dettaglio cosa fa un project manager:

La prima responsabilità del Project Manager è creare un piano strategico finalizzato al raggiungimento del risultato desiderato. Il piano è importante non solo come percorso da seguire durante l’attuazione del progetto, ma anche come studio di fattibilità necessario per convincere la direzione ad approvare il progetto. In alcuni casi è lo stesso Project Manager a proporre l’idea su cui si basa lo sviluppo del progetto, mentre in altri casi è chiamato a gestire progetti proposti da altri.

La pianificazione comprende la definizione del risultato desiderato e delle risorse da utilizzare (pianificazione delle risorse), la stima di tempi e costi richiesti, e le metodologie che si intendono usare per monitorare l’andamento del progetto. Nel campo del project management, il risultato (output ) è l’aspetto di importanza critica, e con termine tecnico viene chiamato deliverable. Il prodotto rilasciato (materiale o immateriale) può assumere varie forme: può essere ad esempio un documento, un manufatto, un prototipo, un software, oppure un obiettivo di fatturato, il miglioramento di un indicatore fisico, chimico, economico o sociale.

Per realizzare il progetto, il Project Manager innanzitutto necessita di risorse umane. Deve quindi costruire un team di persone con competenze adeguate e funzionali al progetto, selezionandole tra i lavoratori dell’azienda o facendo affidamento su consulenti e personale esterno. Creato il teamassegna mansioni e scadenzefornisce gli strumenti per collaborare e riduce al minimo le interferenze esterne che possono rallentarne l’operatività. Organizza regolarmente riunioni e meeting, individuali e di gruppo, per monitorare l’andamento del lavoro, compila report sui progressi svolti, e interviene nel caso in cui sia necessario riorganizzare le mansioni o rimodellare il gruppo di lavoro. Gestisce poi il contatto con tutti i referenti esterni al team, come fornitoriclientiinvestitori e stakeholders (tutti i soggetti, organizzazioni o individui, che sono coinvolti in un’iniziativa economica).

Il budget è il secondo pilastro di un progetto: il Project Manager deve stimare con precisione l’entità dell’investimento necessario, e completare il progetto mantenendosi all’interno del budget stimato. Risulta dunque essenziale la stima dei costi implicati nel progetto: strumenti, macchinari, impianti, software, materie prime, logistica, personale, pubblicità, ogni elemento utile deve essere preso in considerazione nella valutazione del budget. Una volta ricevute le risorse finanziarie per il progetto, il Project Manager controlla costantemente che l’utilizzo del budget sia in linea o al di sotto delle previsioni: nel caso contrario, deve modificare il progetto per rientrare nei limiti dell’investimento previsto.

Il terzo elemento cardine del project management è la gestione dei tempi. Il Project Manager stima nel modo più preciso possibile le tempistiche necessarie per l’attuazione del progetto, definisce la durata delle varie fasi e pianifica un calendario. Monitora costantemente l’andamento dei lavori per assicurarsi che i tempi previsti siano rispettati e che il risultato venga raggiunto entro la scadenza prevista (la deadline).

Il Project Manager inoltre gestisce tutti i problemi (issues) e i rischi (risks) che ogni progetto inevitabilmente implica. Da una parte deve affrontare e risolvere nel minor tempo possibile i problemi che si verificano: effettua un esame approfondito della situazione e individua una soluzione concreta per evitare che si perdano tempo, soldi ed energie, o che il progetto prenda direzioni diverse da quelle preventivate. Dall’altra, deve fare una costante attività di analisi dei rischi, ovvero dei potenziali problemi che non si sono ancora concretizzati: deve analizzare quali potrebbero essere, e preparare un piano d’azione per contrastarli nel caso dovessero verificarsi (piano di gestione dei rischi).

L’attività di project management è poi fortemente condizionata dalle informazioni che si hanno a disposizione: chi gestisce il progetto deve assicurarsi di raccogliere tutte le informazioni necessarie, per evitare inconvenienti. Il Project Manager deve quindi definire quali sono i dati principali, gli indicatori rilevanti, le metriche da monitorare (gli Indicatori Chiave di Prestazione – ICP, o in inglese Key Performance Indicator – KPI). In questo modo può verificare l’andamento effettivo del progetto (chiamato Stato di Avanzamento dei Lavori), assicurarsi che tutto proceda come previsto e che vengano rispettati i tempi e i costi pianificati. Sulla base di queste valutazioni il Project Manager apporta tutte le modifiche necessarie per adeguare il progetto alla situazione concreta.

Un’altra attività fondamentale del Project Manager è quella di creare report e documentazione, come forma di comunicazione verso il team di lavoro e verso gli stakeholders. Il team ha bisogno di avere informazioni dettagliate e di ricevere un feedback sul lavoro svolto, mentre gli stakeholders vogliono essere informati sull’andamento generale del progetto, per essere sicuri che i risultati siano conformi (o superiori) alle aspettative di qualità e soddisfacenti dal punto di vista del ritorno dell’investimento (ROI, Return On Investment). I manager di progetto si occupano anche di gestire e conservare questa documentazione, per creare un archivio cronologico di tutte le fasi del progetto.